Catering: was pro Person zu rechnen ist
Ein Fingerfood-Empfang kostet 18 bis 35 Euro je Person, ein Buffet 35 bis 60 Euro und ein serviertes Menü 55 bis 95 Euro, wobei Personal, Geschirrmiete, Anfahrt und Aufbau in vielen Angeboten getrennt ausgewiesen werden und den Preis um 25 bis 50 Prozent erhöhen.
gelistet Redaktion · Stand 15. August 2026
Das Wichtigste in Kürze
- Servicepersonal kostet 32 bis 55 Euro je Stunde, kalkuliert wird mit einer Kraft je 20 bis 30 Gäste.
- Geschirr- und Gläsermiete liegt bei 4 bis 12 Euro je Person.
- Die Anfahrt wird mit 0,80 bis 1,50 Euro je Kilometer oder pauschal berechnet.
- Für Speisen außer Haus gilt ein anderer Umsatzsteuersatz als für Verzehr an Ort und Stelle.
Der Preis je Person ist die Zahl, nach der gefragt wird. Sie ist auch die Zahl, die am wenigsten aussagt, weil sie je nach Angebot vollkommen Verschiedenes umfasst.
Die Formen und ihre Preise
Fingerfood im Stehen ist am günstigsten, weil weniger Geschirr, weniger Service und weniger Zeit gebraucht werden. Ein Buffet liegt in der Mitte. Ein serviertes Menü ist am teuersten, weil je Gang serviert und abgeräumt wird, was Personal bindet. Zwischen den Formen liegt bei gleicher Qualität der Faktor drei.
| Form | Speisen | Personal | Geschirr | gesamt |
|---|---|---|---|---|
| Fingerfood im Stehen | 18 bis 30 € | 4 bis 8 € | 2 bis 5 € | 24 bis 43 € |
| Buffet warm und kalt | 28 bis 48 € | 6 bis 12 € | 4 bis 9 € | 38 bis 69 € |
| Serviertes Drei-Gang-Menü | 38 bis 65 € | 10 bis 18 € | 6 bis 12 € | 54 bis 95 € |
| Serviertes Vier-Gang-Menü | 48 bis 80 € | 12 bis 22 € | 7 bis 14 € | 67 bis 116 € |
| Kaffeetafel mit Kuchen | 9 bis 18 € | 3 bis 6 € | 2 bis 4 € | 14 bis 28 € |
| Frühstücksbuffet | 14 bis 26 € | 4 bis 8 € | 3 bis 6 € | 21 bis 40 € |
Was in Angeboten oft fehlt
Anfahrt und Rückfahrt, häufig mit 0,80 bis 1,50 Euro je Kilometer. Aufbau- und Abbauzeit, die mit demselben Stundensatz wie der Service berechnet wird. Miete für Stehtische, Bestuhlung, Zelte und Kühltechnik. Reinigung des Geschirrs, sofern nicht im Mietpreis enthalten. Und Personalzuschläge für Sonntage und Feiertage, die 25 bis 100 Prozent betragen können. Zusammen erhöhen diese Posten den Preis um 25 bis 50 Prozent.
Wie sich der Preis steuern lässt
Über die Form: Ein Buffet spart gegenüber einem servierten Menü 30 bis 40 Prozent, weil weniger Personal nötig ist. Über die Zahl der Komponenten: Drei Hauptkomponenten statt sechs senken den Wareneinsatz und den Rest an Überproduktion. Über den Zeitpunkt: Eine Veranstaltung am Samstagmittag ist günstiger als am Samstagabend. Und über die Getränkeregelung: Ausschank auf Verbrauch statt Pauschale spart bei zurückhaltenden Gruppen deutlich.
Bei der Mengenplanung gilt als Faustregel: 350 bis 450 Gramm Speisen je Person beim Buffet, bei langen Veranstaltungen mehr. Wer weniger kalkuliert, riskiert einen leeren Tisch nach einer Stunde, wer deutlich mehr ansetzt, zahlt für Reste.
Was schriftlich festgehalten gehört
Gästezahl mit Meldefrist, üblicherweise sieben Tage vorher, und die Regel, wie viele Gäste weniger noch abgerechnet werden. Alle Positionen einzeln mit Preis. Die Personalstärke und deren Einsatzzeit. Der Zeitpunkt von Anlieferung, Beginn und Abbau. Allergene und Sonderkostformen. Und die Stornoregelung mit Staffel, weil ein Ausfall den Dienstleister trifft, der Ware bestellt und Personal eingeplant hat.
Häufige Fragen
+Was kostet Catering je Person?
24 bis 43 Euro für Fingerfood, 38 bis 69 Euro für ein Buffet, 54 bis 95 Euro für ein serviertes Drei-Gang-Menü.
+Was kostet Servicepersonal?
32 bis 55 Euro je Stunde, kalkuliert mit einer Kraft je 20 bis 30 Gäste, an Sonn- und Feiertagen mit Zuschlag.
+Welche Posten werden oft vergessen?
Anfahrt, Auf- und Abbauzeit, Mietmöbel, Geschirrreinigung und Feiertagszuschläge. Zusammen 25 bis 50 Prozent.
+Wie viel Essen brauche ich?
350 bis 450 Gramm je Person beim Buffet, bei Veranstaltungen über fünf Stunden mehr.
+Wann muss die Gästezahl feststehen?
Üblich sind sieben Tage vorher. Die Regelung für kurzfristige Abweichungen gehört in den Vertrag.
Quellen
- 1Mindestlohngesetz, Bundesministerium der Justiz (August 2026)
- 2Lebensmittelinformations-Durchführungsverordnung, Bundesministerium der Justiz (August 2026)