Betriebsfeier im Lokal: Kosten je Kopf
Eine Betriebsfeier im Lokal kostet 45 bis 120 Euro je Person, und steuerlich bleiben Zuwendungen bis 110 Euro je Person und Veranstaltung für die Beschäftigten steuerfrei, wobei in diesen Betrag alle Kosten einschließlich Raummiete und Umsatzsteuer einzurechnen sind.
gelistet Redaktion · Stand 15. August 2026
Das Wichtigste in Kürze
- Der Freibetrag beträgt 110 Euro je Person und Veranstaltung, für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr.
- Einzurechnen sind alle Kosten einschließlich Umsatzsteuer, Raummiete, Musik und Deko.
- Kosten für Begleitpersonen werden der beschäftigten Person zugerechnet.
- Wird der Betrag überschritten, ist nur der übersteigende Teil steuerpflichtig.
Die Zahl 110 bestimmt die Planung jeder Betriebsfeier. Sie ist kein Budget, sondern eine Steuergrenze, und sie umfasst mehr, als die meisten annehmen.
Was in die 110 Euro einzurechnen ist
Alle Aufwendungen der Veranstaltung einschließlich Umsatzsteuer, geteilt durch die Zahl der teilnehmenden Personen. Dazu gehören Speisen, Getränke, Raummiete, Dekoration, Musik, Eintrittsgelder, Fahrtkosten und Übernachtungen sowie Geschenke bis 60 Euro. Nicht einzurechnen sind rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers, etwa anteilige Löhne der Organisatoren.
| Position | gesamt | je Person |
|---|---|---|
| Menü drei Gänge | 1.650 € | 55,00 € |
| Getränke | 690 € | 23,00 € |
| Raummiete | 300 € | 10,00 € |
| Musik | 450 € | 15,00 € |
| Dekoration | 180 € | 6,00 € |
| Summe | 3.270 € | 109,00 € |
| Freibetrag | 110,00 € |
Der häufigste Fehler
Die Teilung durch die eingeladenen statt durch die tatsächlich teilnehmenden Personen. Maßgeblich sind die Anwesenden. Sagen von 40 eingeladenen 10 kurzfristig ab, verteilen sich dieselben Gesamtkosten auf 30 Köpfe, und aus 82 Euro je Person werden 109. Wer knapp kalkuliert, überschreitet die Grenze allein durch Absagen.
Begleitpersonen zählen doppelt
Nimmt eine beschäftigte Person eine Begleitung mit, werden deren Kosten der beschäftigten Person zugerechnet. Aus 90 Euro je Kopf werden damit 180 Euro für diese Person, und 70 Euro davon sind steuerpflichtig. Deshalb rechnen Betriebe, die Begleitungen einladen, mit einem Rahmen von 55 Euro je Kopf, damit die Summe unter der Grenze bleibt.
Wird der Freibetrag überschritten, ist nur der übersteigende Teil zu versteuern. Möglich ist eine Pauschalversteuerung mit 25 Prozent durch den Arbeitgeber, die die Sozialversicherungsfreiheit erhält und in der Praxis der übliche Weg ist.
Wie sich der Rahmen halten lässt
Ein festes Menü statt Karte, weil es kalkulierbar ist. Getränkepauschale statt Abrechnung nach Verbrauch, üblich sind 18 bis 28 Euro je Person für einen Abend. Musik aus der Anlage statt Livemusik spart 300 bis 900 Euro. Und eine verbindliche Zusage mit Meldefrist von 72 Stunden, damit die Teilnehmerzahl steht, bevor die Küche disponiert.
Häufige Fragen
+Wie hoch ist der steuerfreie Betrag?
110 Euro je teilnehmender Person und Veranstaltung, für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr.
+Was zählt alles hinein?
Speisen, Getränke, Raummiete, Musik, Dekoration, Fahrt und Übernachtung, jeweils einschließlich Umsatzsteuer.
+Wie wird geteilt?
Durch die tatsächlich teilnehmenden Personen, nicht durch die eingeladenen. Absagen erhöhen den Betrag je Kopf.
+Was gilt für Begleitpersonen?
Deren Kosten werden der beschäftigten Person zugerechnet, wodurch der Betrag je Kopf faktisch doppelt zählt.
+Was kostet eine Feier je Person?
45 bis 120 Euro im Lokal, abhängig von Menü, Getränkeregelung, Raum und Musik.
Quellen
- 1Paragraf 611 folgende BGB, Dienstvertrag, Bundesministerium der Justiz (August 2026)
- 2Preisangabenverordnung, Bundesministerium der Justiz (August 2026)